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Funciones del Servicio de Documentación y Archivo de las Juntas Generales de Álava

El Servicio de Documentación de las Juntas Generales de Álava funciona como centro de gestión de la información, tanto de aquella que es propia de la Cámara, en el desarrollo de sus funciones como de aquella otra de origen externo.

Las funciones que tiene encomendadas tienen como fin la configuración de programas y procedimientos que permiten planificar, gestionar y conocer de forma eficaz todas las necesidades de información de dicha Institución, planteando los recursos necesarios para el manejo, gestión y difusión de la misma .

El Servicio de esta Cámara interviene en diferentes áreas y desarrolla directamente las funciones siguientes en relación a:

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La información contenida en documentos parlamentarios: Archivo de Gestión , Archivo General, Difusión en web.

En relación a esta área interviene:

1. En tareas de organización y control de la documentación que generan las Juntas Generales, desarrollando trabajos de análisis documental, procesos de la gestión valoración y difusión de la misma. En esta área es responsable de:

          a. El sistema general de gestión de archivos
          b. Fijar la normativa sobre dicho sistema: organización, clasificación y archivo de la documentación
          c. Fijar la normativa de valoración y expurgo

2. En proyectos de difusión. En este ámbito teniendo como finalidad la transparencia de los procesos normativos parlamentarios, el Servicio de Documentación desarrolla y promueve proyectos de divulgación en la WEB institucional que permiten:

          a. Dar a conocer la propia Institución: Elecciones, Miembros, Órganos, Funciones y Procedimiento
          b. La accesibilidad a la información generada por la Institución
          c. Una proyección actualizada de la información
          d. Difundir su propia normativa

La documentación desde la perspectiva biblioteconómica

El Servicio de Documentación se responsabiliza de la gestión de la Biblioteca de las Juntas, cuya gestión y divulgación tiene carácter interno, al servicio de los miembros de la Cámara. Los fondos gestionados son: obras de referencia, y monografías de temática jurídica y legislativa.

Se mantiene una relación fluida con Organismos Públicos Vascos en orden a la cesión de obras que publican y al intercambio bibliotecario.

Se mantiene una actividad importante relativa a la aportación de información de documentos e información fuera de nuestra propia colección.

Como servicios se ofrece un local amplio y cómodo.

Servicio de documentación

Las políticas de servicio y administración en esta área se plantean acorde a nuestro usuario esencial y primordial que son los miembros de los Grupos Junteros. Por ello ante una demanda de información se realizan las siguientes funciones:

  • Investigar y conocer las fuentes en las redes
  • Seleccionar de acuerdo a la petición
  • Crear los dossieres ó recursos electrónicos necesarios de forma clara y atractiva para hacerla fácilmente accesible y manejable

Una de las tareas habituales es la de asesorar y dar a conocer los mecanismos, recursos y herramientas de Internet, a fin de ofrecer al usuario mayor libertad, independencia y autonomía en la búsqueda de información.

Gestion informática de la información

A las tareas descritas, propias del puesto, en diciembre de 2004 fueron aplicadas a éste las funciones relativas a la gestión informática de la Institución. Siendo sus funciones las siguientes:

  • Proponer proyectos técnicos en relación a aplicaciones informáticas necesarias en orden a mejorar el tratamiento y difusión de la información.
  • Revisar metodologías en uso y el control interno de las aplicaciones: viabilidad, adecuación técnica, satisfacción de los usuarios etc.
  • Coordinar cuantos trabajos desarrollan las empresas que tienen adjudicados los servicios de mantenimiento de los sistemas y seguridad informática y nuevas propuestas en relación a Sistemas operativos, Software y Seguridad física.
  • Plantear proyectos de Seguridad lógica de las aplicaciones informáticas: propiedad y uso de los software implementados, control de accesos, control de ficheros fuente etc.
  • Coordinar de forma general a entidades, empresas y/o personas que tienen relación directa con aplicaciones y/o sistemas informáticos desarrollados para la gestión de la información de las Juntas Generales.

Para cualquier petición de los Servicios descritos puede dirigirse a:
documentacion@jjggalava.es
 

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